Modelo de madurez para preservación digital

Abstract

La preservación de la información se constituye como una necesidad del ser humano a lo largo de la historia. Los documentos actúan como testigos que proporcionan evidencia y explicaciones sobre eventos pasados y decisiones presentes (Caimari, 2019).En la actualidad, las organizaciones dependen de la preservación digital, la gestión documental y la memoria corporativa, pues este conocimiento les permite ser más competitivas al acceder a bases de datos de carácter histórico y científico. Existe un gran interés global por la preservación digital y la correcta aplicación de los principios para su ejecución. La Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO), en su Proyecto de Carta para la Preservación del Patrimonio Digital (2003), impulsa la creación de sistemas y procedimientos que generen objetos digitales auténticos y estables. Además, subraya la necesidad de que los estados miembros dispongan de mecanismos adecuados para garantizar la protección del patrimonio digital. La preservación digital no solo se convierte en un pilar para la toma de decisiones y la mejora de procesos en las organizaciones, sino que posee importantes implicaciones sociales, pues permite a la población acceder a una base de conocimiento histórico y científico, comprender sus raíces y tomar decisiones informadas para el progreso social. Sin embargo, la preservación digital enfrenta retos técnicos como la migración de información, la pérdida de datos, problemas de lectura de documentos, accesibilidad futura, unicidad y autenticidad de documentos (Tang, 2019). Para enfrentar estos desafíos, se han creado diversos estándares, modelos de referencia y sistemas de auditoría y madurez. Estos incluyen principios, normas y estrategias diseñadas para evaluar la preservación digital, y proporcionan bases y guías para la implementación de proyectos en este campo, además de la identificación temprana de problemas potenciales y la implementación de acciones correctivas efectivas (Castorina, 2023; Flores & Pérez, 2021). El término madurez indica la mejora de un sistema, proceso o procedimiento que ha alcanzado su etapa de gestión más alta. En términos de preservación digital, se espera que el departamento o unidad encargado de esta tarea alcance el óptimo nivel de conservación de la información a largo plazo. La madurez a largo plazo está íntimamente relacionada con la planificación estratégica, ya que, para alcanzarla, la organización debe establecer lineamientos claros, plantear su misión, analizar su contexto interno y externo, y definir su visión, metas y objetivos a cumplir en los años siguientes. El principal aporte de este libro es el diseño de un modelo de madurez para la preservación digital a largo plazo, mediante la aplicación de principios de planificación estratégica. Este modelo no solo determina aspectos referenciales sobre las fases o niveles en el proceso de implementación de un proyecto de preservación digital y las actividades relacionadas, sino que establece un proceso sistemático de desarrollo e implementación de actividades. El modelo incluye mecanismos de evaluación cuantitativa, seguimiento, medición de resultados, análisis por perspectivas y mejora continua de los procesos, al permitir a la organización formular, implantar, dirigir y evaluar decisiones interfuncionales para alcanzar la preservación digital a largo plazo. Además, presenta figuras y tablas comparativas de estándares, modelos de auditoría, madurez de preservación digital y modelos de planificación estratégica, con sus características, fases y criterios a considerar, así como una matriz y una guía para la implementación del modelo. Este libro se enfoca en desarrollar un modelo de madurez para la preservación digital a largo plazo, utilizando principios de planificación estratégica aplicables en cualquier tipo de organización, ya sea pública o privada. Integra aspectos teóricos de la preservación digital con fundamentos de planificación estratégica para proponer un modelo conceptual, que fue evaluado por expertos a través del método Delphi y probado en un caso de estudio en el Servicio de Difusión de la Creación Intelectual (SEDICI). El modelo presenta un marco conceptual que se despliega en diversas etapas, las cuales deben ser cumplidas de manera secuencial y en consonancia con la madurez de la organización. Los principios de planificación estratégica abordan las características, reglas y normas para la planificación y ejecución efectiva de estrategias organizacionales. Para este estudio, se estableció un acuerdo con el SEDICI de la Universidad Nacional de La Plata (UNLP, 2021), cuya misión es preservar y difundir la producción científica e intelectual de la universidad, siguiendo los lineamientos de la Open Archives Initiative para la interoperabilidad y difusión de metadatos. El enfoque metodológico del libro busca validar el modelo de madurez propuesto, y asegurar la fiabilidad de los resultados mediante la alineación del protocolo de investigación con la naturaleza del fenómeno estudiado. El estudio, exploratorio y cualitativo, se basó en la revisión sistemática de literatura y en la aplicación de un modelo teórico que proporcionó un nuevo enfoque en el desarrollo y mejora de los repositorios digitales. El diseño asumió una serie de interacciones con fuentes de información para extraer el conocimiento necesario y validar el modelo en diversos contextos organizacionales a lo largo del tiempo, reconociendo la complejidad de probar su validez en múltiples escenarios. El enfoque cualitativo permitió, a su vez,la adaptación de hipótesis durante el proceso investigativo, basándose en razonamientos y circunstancias específicas de la investigación. El procedimiento general incluyó la extracción de características de la preservación digital mediante una revisión sistemática de literatura, la aproximación y análisis de contenido de modelos de planificación estratégica, el diseño de un modelo de madurez para preservación digital, y la validación del modelo mediante el método Delphi y su aplicación en un caso de estudio en SEDICI. Este enfoque sistemático asegura la validez y aplicabilidad del modelo propuesto en contextos reales de preservación digital. Gran parte de este documento forma parte de la tesis doctoral “Modelo de madurez para preservación digital a largo plazo aplicando principios de planificación estratégica” (Bodero, 2022) presentada en la Universidad Nacional de La Plata. El documento se estructura de la forma siguiente: En el capítulo I se estudia la preservación digital desde un enfoque que transita desde lo global hacia lo particular, desde la conservación de la información por el ser humano hasta el diseño de un modelo de madurez; así también se justifica la investigación, se presentan los objetivos y un enfoque metodológico general. En el capítulo II se cubre el primer objetivo de esta investigación, condicionado por el estudio a profundidad de la preservación digital, la revisión sistemática de literatura (SLR), estándares, modelos de auditoría, modelos de madurez de sistemas de información y de preservación digital, con la finalidad de caracterizar los aspectos fundamentales teóricos. En el capítulo III se examinan modelos de planificación estratégica aplicados a la preservación digital a largo plazo, y se aborda el proceso de planificación para la preservación digital, los principios estratégicos involucrados y los objetivos estándar fundamentados en la norma ISO 16363. En el capítulo IV se desarrolla la propuesta del modelo de madurez para la preservación digital a largo plazo, aplicando los principios de planificación estratégica y teniendo en cuenta los aspectos teóricos analizados en los capítulos previos. En el capítulo V se valida el modelo de madurez y sus instrumentos mediante la utilización del método Delphi, para posteriormente aplicarlo a un caso de estudio en el SEDICI (UNLP, 2021). Finalmente, en el capítulo VI se declaran conclusiones y recomendaciones para próximos estudios.